Регламент администрации (продолжение)
10. Организация работы со служебными документами
10.1. Ведение делопроизводства в администрации поселения осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом и инструкцией по делопроизводству, работником администрации поселения, в должностные обязанности которого входит ведение делопроизводства (далее – специалист по делопроизводству).
10.2. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению).
Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
10.3. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работники администрации поселения обязаны передавать находящиеся у них на исполнении, на контроле документы другому работнику администрации поселения по указанию главы поселения.
При увольнении или переходе на работу в другое подразделение работник администрации поселения должен сдать все числящиеся за ним документы.
10.4. В случае утраты документа об этом немедленно докладывается главе поселения.
10.5. Документы, поступившие в администрацию поселения, принимаются, учитываются и регистрируются специалистом по делопроизводству.
10.6. Корреспонденция с грифом «Лично» не вскрывается, на таком пакете проставляется подпись специалиста по делопроизводству и дата поступления, и он передается адресатам.
10.7. В документы, поступившие в администрацию поселения и зарегистрированные в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки. Работа с документами вне служебных помещений запрещается.
10.8. Специалист по делопроизводству после предварительного ознакомления с каждым документом сортирует их по адресатам, определяет документы, подлежащие регистрации.
10.9. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из органов государственной власти, органов местного самоуправления других муниципальных образований, а также других организаций, требующие по своему характеру решения или ответа.
10.10. На входящих документах на нижнем поле первой страницы документа справа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации, входящий номер документа.
10.11. После регистрации документы доставляются главе поселения, иным должностным лицам администрации поселения. Телеграммы и срочные документы доставляются адресатам немедленно.
Корреспонденция, полученная из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Администрации Волгоградской области, Администрации Быковского муниципального района, Быковской районной Думы, от членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Волгоградской областной Думы, в тот же день передается для рассмотрения главе поселения, а в его отсутствие – должностному лицу, его замещающему.
Входящие документы с назначенным сроком исполнения ставятся на контроль специалистом по делопроизводству.
10.12. Исходящие документы, документы внутренней переписки печатаются в двух экземплярах, второй из которых после подписания и регистрации хранится у специалиста по делопроизводству в папке исходящей корреспонденции.
Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем специалисту по делопроизводству для отправки. При этом к письму и телеграмме прилагаются списки рассылки, необходимое количество копий для рассылки и полный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес, а при ответе на входящий документ – также его номер и дата.
10.13. Специалист по делопроизводству осуществляет контроль за установленным порядком оформления и прохождения служебных документов, анализирует состояние работы по документообороту в администрации поселения.
10.14. Законченные делопроизводством дела в течение 1-2 лет остаются у специалиста по делопроизводству для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству, сдаются в архив поселения.
10.15. Специалистом по делопроизводству осуществляются:
хранение документов, справочная работа по переданным документам, выдача документов во временное пользование работникам администрации поселения;
выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле.
11. Порядок рассмотрения письменных обращений и организация личного приема граждан
11.1. Администрация поселения рассматривает по вопросам своей компетенции индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан (далее – обращения граждан), поступающие в письменной форме, в форме электронных сообщений или в форме устного личного обращения к должностному лицу во время приема граждан.
11.2. Рассмотрение обращений граждан в администрации поселения осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», с Порядком работы по рассмотрению обращений граждан в администрации Солдатско-Степновского сельского поселения, утвержденных постановлением главы поселения.
11.3. Письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации в 3-дневный срок с момента их поступления в администрацию поселения и в зависимости от содержания направляются по принадлежности. Регистрацию обращений граждан осуществляет специалист по делопроизводству.
11.4. Обращения граждан, поступившие в администрацию поселения, могут направляться для рассмотрения и ответа заявителю в подведомственные организации, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, при этом их рассмотрение ставится специалистом по делопроизводству на контроль.
Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.
11.5. Обращения, поступившие в администрацию поселения по информационным системам общего пользования, подлежат рассмотрению в соответствии с действующим законодательством.
11.6. В необходимых случаях для рассмотрения обращения создаются комиссии, в составе ответственных работников администрации, депутатов всех уровней, представителей ТОСов, комитетов.
11.7. Обращения граждан рассматриваются в администрации поселения в течение 30 дней со дня регистрации.
В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении необходимых для рассмотрения обращения гражданина документов и материалов в другие органы местного самоуправления, государственные органы, и иным должностным лицам, срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен главой поселения не более чем на 30 дней с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.
11.8. Личный прием граждан осуществляется главой поселения, иными должностными лицами администрации поселения по вопросам, отнесенным к их ведению.
Время приемов устанавливается в соответствии с графиком, утвержденным распоряжением администрации поселения. График приема вывешивается в администрации поселения на доступном для обозрения месте.
Организацию приема граждан, регистрацию устных и письменных обращений, поступивших от граждан во время приема, проводимого главой поселения, осуществляет специалист по делопроизводству.
11.9. Специалист по делопроизводству за полугодие, год готовит для доклада главе поселения анализ письменных и устных обращений граждан, поступивших в администрацию поселения, ежемесячно информирует главу поселения о ходе рассмотрения обращений граждан и исполнительной дисциплине должностных лиц.
12. Организация контроля и проверки исполнения документов в администрации поселения
12.1. Контролю и проверке исполнения подлежат все зарегистрированные документы, содержащие поручения, сроки исполнения, требующие принятия решения и (или) выполнения определенных управленческих действий, составления ответного или иного документа, внесения изменений в нормативные правовые акты и другие документы.
12.2. В администрации поселения контролю подлежат:
указы, распоряжения, поручения Президента Российской Федерации, федеральные законы, постановления Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, а также реализация ежегодных Посланий Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации в части вопросов деятельности органов местного самоуправления, указы и распоряжения Губернатора Волгоградской области, постановления и распоряжения Администрации Волгоградской области, поручения Губернатора Волгоградской области, законы Волгоградской области;
решения Приморской сельской Думы, постановления и распоряжения администрации поселения, постановления и распоряжения главы поселения;
запросы депутатов, письма и обращения граждан.
На контроль могут ставиться и другие документы по решению главы поселения.
12.3. Контроль исполнения правовых актов осуществляют должностные лица, на которых главой поселения возложен контроль за исполнением непосредственно в тексте документа или в резолюциях по исполнению документа.
Если контроль за выполнением возлагается на нескольких должностных лиц или структурных подразделений, то определение порядка работы, сбор информации и отчетность за реализацию правовых актов и других подконтрольных документов возлагается на должностное лицо, указанное первым. Организация исполнения и контроль исполнения отдельных пунктов могут поручаться различным должностным лицам.
12.4. Сроки исполнения контролируемых документов указываются в текстах документов или поручений (резолюций) главы поселения.
12.5. Сроки выполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты поступления в администрацию поселения.
12.6. Документы, по которым срок исполнения не указан, исполняются, как правило, в течение месяца со дня регистрации документа в администрации поселения. Сроки представления информации о ходе исполнения определяются должностными лицами, ответственными за контроль исполнения.
12.7. Поручения с пометками «Весьма срочно» исполняются в трехдневный срок, «Срочно» - в пятидневный срок, «Контроль» - в тридцатидневный срок, если главой поселения не определен другой конкретный срок.
12.8. Исполнитель поручения в установленный срок готовит письменный ответ. Если поручение было дано нескольким должностным лицам, то ответ должен быть ими завизирован или согласован устно, о чем ответственный за исполнение (первый в списке) должен сделать соответствующую запись.
При необходимости изменения срока выполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за 2 дня до истечения срока представляет на имя давшего поручение мотивированную просьбу о продлении срока исполнения.
12.9. В случае нарушения срока исполнения лицом, ответственным за исполнение, представляется объяснительная записка на имя главы поселения, после чего может быть установлен новый срок исполнения.
12.10. Сроки исполнения документов, установленные главой поселения, могут быть изменены только главой поселения. Целесообразность изменения сроков исполнения должна быть обоснована в предложениях ответственных должностных лиц.
12.11. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
12.12. Снятие документов (поручений) с контроля производится после их полного исполнения на основании решения (резолюции) главы поселения.
13. Поощрения главы поселения
13.1. К поощрениям главы поселения относятся:
почетная грамота главы Солдатско-Степновского сельского поселения;
благодарственное письмо главы Солдатско-Степновского сельского поселения;
приветственный адрес главы Солдатско-Степновского сельского поселения.
13.2. Поощрения главы Солдатско-Степновского сельского поселения являются поощрениями трудовых коллективов организаций (независимо от организационно-правовых форм и форм собственности) и их работников, общественных объединений и их членов, а также граждан.
13.3. Награждение поощрениями трудовых коллективов организаций производится за большой вклад в социально-экономическое развитие Солдатско-Степновского сельского поселения, повышение объемов производства, выпуск новых видов доброкачественной конкурентоспособной продукции, а трудовых коллективов бюджетных организаций - за конкретный вклад в развитие своей сферы.
Награждение поощрениями граждан производится за выдающиеся трудовые достижения, личный вклад в науку, культуру, искусство, образование, охрану здоровья, спорт и иную деятельность, получившую общественное признание.
Юбилейными датами для целей применения поощрений главы поселения считаются:
для трудовых коллективов организаций - 25, 50, 75, 100 и каждые последующие 25 лет со дня основания организации;
для граждан - 50, 55, 60 и каждые последующие 10 лет со дня рождения.
13.4. Инициаторами ходатайств о поощрениях могут выступать глава поселения, депутаты Солдатско-Степновской сельской Думы, руководители предприятий, учреждений и иных организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Солдатско-Степновского сельского поселения.
13.5. Прием ходатайств о поощрениях, передачу подготовленных документов о поощрениях для подписания главе поселения, а также подготовку и организацию награждения осуществляет специалист по кадровой работе.
13.6. К ходатайствам прилагаются:
13.6.1. При поощрении трудовых коллективов организаций – справка о вкладе в социально-экономическое развитие Солдатско-Степновского сельского поселения, финансово-экономическом состоянии организации, численности работающих и среднегодовой заработной плате, а также историческая справка (при представлении в связи с юбилейными датами).
13.6.2. При поощрении трудовых коллективов бюджетных организаций представляется информация о конкретном вкладе в развитие социальной сферы или отрасли.
13.6.3. При поощрении граждан:
обращение руководителя предприятия (организации);
анкета на представляемого к поощрению;
характеристика, раскрывающая трудовую, общественную и иную деятельность, с указанием конкретных выдающихся заслуг, получивших признание в Солдатско-Степновском сельском поселении;
информация о поощрениях кандидата в коллективе, иных поощрениях.
13.6.4. При поощрении общественных объединений и их членов представляется обзорная справка о деятельности общественного объединения, его составе и задачах, а также копия свидетельства о государственной регистрации.
13.7. Главе поселения могут быть представлены и другие материалы, необходимые для объективной и полной оценки кандидата на поощрение.
13.8. Рассмотрение документов о награждении поощрениями главы Солдатско-Степновского сельского поселения не должно превышать 30 дней с момента поступления соответствующего ходатайства. В случае отклонения ходатайства о поощрении, лицу, выступившему с соответствующей инициативой, направляется письменный ответ с указанием причин отказа.
13.9. Награждение поощрениями производится, как правило, в следующей последовательности: приветственный адрес главы поселения, благодарственное письмо главы поселения, почетная грамота главы поселения.
13.10. Награждение поощрениями главы поселения производится без выплаты денежного вознаграждения.
14. Порядок подготовки и проведения совещаний в администрации поселения
14.1. Организация подготовки материалов, порядка работы, составление протокола поручений совещания, а также приглашение, регистрация участников совещания согласно списку и дежурство возлагаются на специалиста по общим вопросам.
Материалы к совещаниям с участием главы поселения представляются не позднее 3 календарных дней до дня проведения совещания.
14.2. Порядок, срок и ответственный за подготовку информации об исполнении поручений определяются главой поселения.
14.3. Материально-техническое и хозяйственное обеспечение проведения совещаний и обслуживание их участников возлагаются на специалиста по общим вопросам.
14.4. Совещания проводятся в соответствии планами мероприятий администрации поселения или по мере необходимости.
15. Порядок оформления отпусков работникам администрации поселения
15.1. Специалист по кадровой работе ежегодно готовит график отпусков работников администрации поселения на следующий год и до 1 декабря текущего года передает его на утверждение главе поселения.
Глава поселения утверждает график отпусков с учетом требований Трудового кодекса Российской Федерации.
15.2. Порядок предоставления отпусков, их продолжительность определяются в соответствии с законодательством о муниципальной службе и Трудовым кодексом Российской Федерации.
15.3. Отпуска работников администрации поселения оформляются распоряжениями.
15.4. Работники администрации поселения пишут заявление о предоставлении отпуска на имя главы поселения и передают его специалисту по кадровой работе.
15.5. Специалист по кадровой работе проверяет правильность составления заявления, а также соблюдение очередности, установленной графиком отпусков, и готовит проект соответствующего распоряжения.
15.6. Учет использования отпусков работниками администрации поселения ведется специалистом по кадровой работе.
16. Печати, бланки и штампы
16.1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать.
16.2. В администрации поселения используется негербовая печать с обозначением «Администрация Солдатско-Степновского сельского поселения».
16.3. Печати должны храниться в сейфах.
Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования, хранения печатей в администрации поселения возлагается на главу поселения.
16.4. Бланки документов, применяемые в администрации поселения, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
Должностные лица администрации поселения при направлении писем в организации, должностным лицам и гражданам пользуются бланками «Администрация Солдатско-Степновского сельского поселения».
Изготовленные бланки имеют нумерацию и выдаются указанным должностным лицам по количеству под роспись.
При внутренней переписке бланки администрации поселения могут не использоваться.
16.5. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.
16.6. Бланки и штампы должны храниться в сейфах или закрытых шкафах.
16.7. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность Глава Солдатско-Степновского сельского поселения.
16.8. В случаях, предусмотренных действующим законодательством, в администрации поселения используется гербовая печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и обозначением «Администрация Солдатско-Степновского сельского поселения».
17. Внутренний трудовой распорядок администрации поселения
17.1. Внутренний трудовой распорядок в администрации поселения устанавливается в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка администрации Солдатско-Степновского сельского поселения, которые утверждаются распоряжением главы поселения.
17.2. Соблюдение внутреннего трудового распорядка обязательно для всех работников администрации поселения.
Контроль за соблюдением работниками администрации поселения внутреннего трудового распорядка осуществляет специалист по общим вопросам.
| 
